KMS adalah sebuah system yang dirancang untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan dalam suatu organisasi. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan pengetahuan dalam organisasi tersebut, sehingga dapat mendukung terciptanya budaya belajar (learning culture). KMS ini merupakan platform yang berbasis teknologi untuk penyelenggaraan kolaborasi dan alat pencarian, yang dilengkapi dengan proses akuisisi pengetahuan, penyimpanan dan diseminasi pengetahuan.
Manfaat yang didapat dari KMS diantaranya adalah meningkatkan efisiensi operasional mendapatkan pengetahuan sehingga prosesnya lebih efisien. Selain itu merangsang peningkatan inovasi, yaitu KMS dapat memfasilitasi berbagi ide dan pengetahuan yang dapat memicu inovasi. Dan yang paling penting adalah mengurangi risiko hilangnya pengetahuan meskipun pakarnya sudah meninggalkan organisasi.
Knowledge Management System (Kms) tidak akan berfungsi secara maksimal jika para pengelola maupun pengguna tidak paham bagaimana memanfaatkannya. Berikut ini adalah pedoman pengelolaan KMS untuk hasil dan dampak yang maksimal bagi organisasi Kementerian Perdagangan.
Knowledge Management System adalah sistem manajemen pengetahuan yang meliputi upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki melalui proses identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penempatan, penyebarluasan, dan penerapan pengetahuan sebagai Aset Intelektual organisasi.
Pengetahuan adalah fakta, informasi, kepandaian, dan/ atau keterampilan yang berupa pengetahuan implisit atau pengetahuan eksplisit.
Aset Intelektual adalah Pengetahuan yang sudah dikumpulkan serta telah diterjemahkan ke dalam bentuk dokumentasi sehingga lebih mudah dipahami, dibagikan, dan diterapkan oleh orang lain, yang berguna bagi pegawai maupun organisasi. (diatur dalam Lampiran)
Pengelola KMS di tingkat Kementerian Perdagangan adalah Pusat Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Perdangan.
Pelaku Manajemen Pengetahuan tingkat Unit Eselon 1 yang mengelola dan melakukan kurasi asset intelektual adalah aparatur yang ditugasi oleh Sekretaris Badan/Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal di Lingkungan Kementerian Perdagangan.
Perangkat Lunak Sistem Manajemen Pengetahuan (Software Knowledge Management System) adalah sistem daring untuk memfasilitasi Manajemen Pengetahuan yang dapat diakses melalui aplikasi e-learning center Kudagang.
Penyusun Aset Intelektual adalah aparatur sipil negara Kementerian Perdangan yang secara sendiri-sendiri atau bersama-sama menghasilkan suatu Aset Intelektual melalui inisiatif sendiri dan/atau penugasan.
Kurator adalah aparatur yang ditunjuk pada setiap unit eselon 1 untuk melakukan tugas kurasi terhadap Aset Intelektual sebelum dipublikasikan. Adapun tugas kurator adalah memastikan bahwa konten tidak mengandung unsur SARA dan ujaran kebencian yang bertentangan dengan UU ITE. Kurator juga bertugas memeriksa apakah video sudah memenuhi standar kelayakan seperti terkait keindahan, resolusi video maupun hal-hal lain sebagaimana diatur lebih lanjut.
Pengguna Software KMS adalah aparatur sipil negara dan atau masyarakat yang mengakses Aset Intelektual melalui Software KMS.
Menjaga asset intelektual organisasi dibidang teknis perdagangan dan pengetahuan lain, untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Perdagangan.
Mewujudkan sinergi antar unit dalam berbagi pengetahuan
Mewujudkan budaya berbagi pengetahuan dan budaya pembelajar.
Proses Manajemen Pengetahuan meliputi:
Identifikasi dilakukan untuk menentukan pengetahuan teknis perdagangan atau pengetahuan lain terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Perdagangan yang didokumentasikan sebagai asset pegetahuan.
Dokumentasi adalah kegiatan pendokumentasian pengetahuan (knowledge capture) untuk menghasilkan asset intelektual yang dilakukan melalui metode wawancara, pengamatan, konsinyering, sosialisasi, dan metode lainnya. Asset intelektual tersebut dapat berbentuk audio, video, makalah, salindia.
Pengorganisasian adalah kegiatan penataan asset intelektual melalui katalogisasi (bidang ilmu teknis perdagangan), klasifikasi (fungsi unit eselon 1 di Kementerian Perdagangan), abstraksi (definisi atau deskripsi sederhana), pemberian indeks (kata kunci) yang dilakukan melalui software KMS.
Pejaminan mutu dilakukan oleh Tim Penjaminan Mutu agar aset intelektual tersebut memenuhi standar teknis mutu pengetahuan. Standar teknis mutu pengetahuan yang dimaksud terdapat dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari pedoman ini.
Penyebarluasan dilakukan melalui penyediaan Aset pengetahuan pada laman antar muka Software KMS untuk dapat diakses oleh Pengguna Software KMS.
Penerapan dalam hal ini adalah merupakan kegiatan pengaplikasian atau pemanfaatan Aset Intelektual oleh Pengguna Software KMS, yaitu aparatur Kemendag dan umum untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi yang bersangkutan.
Dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara Aset penegtahuan yang terdapat dalam Software KMS dengan kebutuhan Pengguna Software KMS, dalam hal ini juga dilengkapi menu laporkan jika ada indikasi plagiat pada pengetahuan yang sudah dipublikasikan.
Proses Manajemen Pengetahuan didukung dengan infrastruktur yang terdiri atas:
Software KMS;
Software KMS disediakan oleh unit eselon 2 Pusat Data dan Sistem Informasi dan dikelola oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Perdagangan Kementerian Perdagangan, serta admin pada unit Sekretariat pada setiap unit eselon 1 di Kemendag.
Penghimpunan Aset pengetahuan;
Penghimpunan asset pengetahuan dilakukan secara mandiri oleh para contributor pengetahuan di lingkungan Kementerian Perdagangan
Tim Penjaminan Mutu;
Anggota dimaksud ditunjuk oleh masing-masing sekretaris di unit eselon 1 Kementerian Perdagangan. Tim penjamin mutu memiliki tugas untuk mengecek ketiadaan indikasi plagiat, memastikan kesahihan melalui kriteria inovatif dan kebermanfaatan dan mempertimbangkan kelayakan asset pengetahuan dan menentukan level akses aset pengetahuan yang terdiri dari : public (dapat diakses oleh seluruh pengguna internet), internal
(hanya dapat diakses oleh internal Kementerian Perdagangan) dan rahasia (hanya dapat diakses melalui alur permohonan asset pengetahuan rahasia.
Penyediaan meja bantuan (help desk); penyediaan ini disediakan pada laman khusus (email, portal HERO (Help Center Kementerian Perdagangan)) dalam laman antar muka software KMS
evaluasi Aset Intelektual; evaluasi dilakukan untuk mengukur manfaat asset pengetahuan bagi pengguna software KMS. Alat evaluasi/kuesioner dapat disebarkan setiap semester tahunan. Pelaksanaan evaluasi dilaksanakan sesuai dengan kaidah yang dapat dipertanggungjawabkan validitasnya.
Penghargaan.
Penghargaan diberikan kepada kontributor asset pengetahuan. Ketentuan mengenai penghargaan dapat diatur labih lanjut dalam SK atau SE Sekjen Kemendag.
Semua konten yang disajikan harus bersifat original dan tidak melanggar hak cipta. Konten yang berasal dari sumber lain harus disertai dengan atribusi yang jelas.
Konten yang dimuat dalam sistem harus mematuhi ketentuan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Konten tidak boleh mengandung unsur Suku, Agama, Ras, dan Antargolongan (SARA), serta tidak boleh menyinggung atau merugikan pihak tertentu.
Seluruh informasi yang disajikan harus benar, terkini, dan berdasarkan data yang valid. Penggunaan sumber informasi harus dapat dipertanggungjawabkan.
Video yang dihasilkan harus diupload ke platform YouTube.
Video harus memiliki rasio 16:9 dengan resolusi minimal 720p (1280 x 720 piksel) untuk memastikan kualitas tayangan yang baik.
Durasi video minimal adalah 5 menit, untuk memberikan penjelasan yang komprehensif mengenai topik yang dibahas.
Narasi dalam video harus menggunakan bahasa Indonesia yang mudah dipahami, dengan intonasi yang jelas dan komunikatif.
File PDF yang diupload tidak boleh melebihi ukuran maksimum 20 MB untuk memastikan aksesibilitas dan kemudahan unduhan.
PDF harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik, serta memuat informasi yang lengkap, ringkas, dan relevan dengan topik perdagangan.
Konten dalam file PDF harus disusun menggunakan bahasa Indonesia yang sederhana, sehingga mudah dipahami oleh semua kalangan pembaca.
Semua pengelola, penyusun, dan pemangku kepentingan yang terlibat dalam pembuatan konten wajib memahami dan mengikuti ketentuan-ketentuan di atas.
Pelanggaran terhadap ketentuan ini dapat mengakibatkan pencabutan akses atau tindakan lebih lanjut sesuai dengan kebijakan Kementerian Perdagangan.
Dengan mengikuti ketentuan konten di atas, diharapkan KMS Kudagang dapat menjadi sumber informasi yang berkualitas dan bermanfaat bagi semua pengguna.